Toggle Kamer8cht Kamer8cht Kamer8cht
6 mei 2021 / Blog

Binnen de kaders opereren terwijl je buiten de lijntjes kleurt

Geschreven door Joyce Mobertz

Een creatief brein denkt buiten de kaders. Aan een projectleider de taak om deze gedachten weer om te kaderen naar iets concreets. Want hoewel je een creatief niet wil beperken in zijn of haar creatieve vrijheid, is elk project begrensd in tijd, geld en kwaliteitseisen. Een project moet leiden tot een tastbaar resultaat, maar een creatief is een vrije geest: een interessant spanningsveld met de nodige uitdagingen voor de projectmanager. Het realiseren van een creatief communicatieproject lijkt dus vaak makkelijker dan het is. Hoe pak je dit nu het beste aan?

Oftewel: hoe manage je de realisatie van een idee?

Om het proces van idee tot uitvoer het beste aan te pakken deel je het proces op in fases. In theorie zie je dat het aantal en het soort fases overal verschilt. Voor het gemak heb ik het proces opgedeeld in vijf stappen, voor de sector waarin ik werk – met creatieven en steeds een ander te ontwikkelen product – werkt dat het beste. Per fase geef ik tips & tricks om te zorgen dat gecommuniceerde ideeën niet zomaar veranderen in nieuwe ideeën.

Binnen de kaders opereren terwijl je buiten de lijntjes kleurt


1. Oriëntatiefase
In de eerste fase ga je aan tafel om het probleem en de doelstelling te definiëren: wat is de opdracht? Welk doel willen we bereiken? En wat is het gewenste resultaat? Je zit met je opdrachtgever aan tafel en zorgt ervoor dat er duidelijk wordt wat de vraag is. Het is belangrijk om helder te krijgen wat elkaars verwachtingen, eisen en wensen zijn en of deze haalbaar zijn. Om ervoor te zorgen dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt verwerk je alle informatie in een briefingsdocument. Dit debrief je vervolgens terug naar de opdrachtgever om er zeker van te zijn dat dat de vraag helder is en er geen verkeerde verwachtingen geschept worden. Zodra de verwachtingen vanuit beide partijen duidelijk zijn en de debriefing akkoord is, kun je door naar de volgende fase. 



2. Definitiefase
Er wordt een begin gemaakt aan het project en het eerste idee ontstaat. Dit idee wordt verder onderzocht en uitgewerkt. Het doel van deze fase is om te kijken of het project haalbaar is en wie dit project gaat uitvoeren. Welke externe partijen zijn er eventueel bij betrokken? In deze fase omkader je het project door een indicatie van de kosten te maken en een globale planning op te zetten. Dit resulteert in het projectvoorstel dat je voorlegt aan je opdrachtgever.




3. Ontwerpfase
In de ontwerpfase worden de wensen en doelen van de opdrachtgever vertaald in een conceptontwerp. Denk hierbij aan een schetsvoorstel, een campagnebeeld, een infographic of een foto-impressie. Zodra het gemaakte concept akkoord bevonden is mag dit in een later stadium niet meer gewijzigd worden. Zorg dus dat alle betrokkenen akkoord zijn, ook binnen de eigen organisatie. Wanneer er geen akkoord is gegeven door bijvoorbeeld de creative director, kan het zomaar zijn dat het ontwerp in een later stadium opnieuw uitgevoerd moet worden, terwijl hier dan geen budget meer voor is. Mocht het eerste ontwerp niet akkoord zijn, ga je terug naar de tekentafel en wordt er een nieuw conceptvoorstel gemaakt.

Tip: denk bij elke fase aan het inventariseren van de gemaakte uren. Lig je op schema? Zo nee, waar komt dit door? Eventueel moet je nu meer werk verrichten in minder uren of moet het plan aangescherpt worden.



4. Voorbereidingsfase
Het basisconcept wordt verder uitgewerkt tot een definitief plan of ontwerp. Als projectmanager ga je aan de slag met het inschakelen van eventuele leveranciers. Na deze fase kan het project direct uitgevoerd worden. Het moet duidelijk worden wie wat gaat doen en op welk moment.

Tip: zorg ook in deze fase ervoor dat alle betrokkenen akkoord zijn met het definitieve plan of ontwerp voordat je de stap maakt naar de volgende fase.



5. Realisatiefase
In deze uitvoeringsfase ga je alles regelen wat nodig is om het project te realiseren. Denk aan het produceren of drukken van je magazine, het monteren van je promotievideo of het drukken en monteren van je bouwbord.
             
Tip: Check het resultaat! Voordat iets naar de klant gaat, wil je dat het goed uitgevoerd is. Om eventuele kosten en teleurstelling te voorkomen, check je meteen na realisatie het eindresultaat en laat je het aanpassen tot het helemaal goed is. Pas dan mag het naar de klant.               


                   

"Er is niets mooier dan het genot van een geslaagde en goed uitgevoerde creatie"


Het is belangrijk om na elke fase een expliciet beslissingsmoment op te nemen, waarin goedkeuring wordt gegeven voor de start aan een volgende fase. Zo voorkom je dat je aan het eind van de rit opnieuw kunt beginnen omdat er in een eerder stadium een ’fout’ geslopen is.

Hopelijk heb ik je met deze tips weten te helpen en motiveren om een project te realiseren in de creatieve wereld. Deze mooie sector is ontzettend inspirerend, zolang je het goed weet in te kaderen. Van elk project leer je weer iets bij. En ik kan je zeggen: er is niets mooier dan het genot van een geslaagde en goed uitgevoerde creatie. 





Op zoek naar een strategische partner?
We horen graag of we jou kunnen helpen.
Neem hier contact met ons op!